Ende Oktober 2024 wurde nunmehr das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz verabschiedet. Auch wenn es einigen Verbänden und Gremien nicht weit genug geht, so verspricht es doch einige Erleichterungen für Unternehmen.
Neben speziellen Regelungen in bestimmten Wirtschaftszweigen wurden auch branchenübergreifende Erleichterungen eingeführt, die wir nachfolgend beleuchten wollen:
Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege
Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege sind von 10 Jahren auf 8 Jahre verkürzt worden (§ 147 Abs. 1 AO). Dies beinhaltet insbesondere
- Rechnungen
- Quittungen
- Auftragsbelege
- Bankauszüge
Nicht umfasst sind jedoch Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und dazugehörige Unterlagen sowie Zollunterlagen, die weiterhin 10 Jahre aufzubewahren sind.
Anhebung der Schwellenwerte für Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Um kleinere Unternehmen zu entlasten, wurden die für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung relevanten Schwellenwerte angehoben. Ab 2025 sind Unternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast im Jahr 2024 nicht mehr als 2.000 EUR betragen haben, von der Verpflichtung zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen befreit. Diese müssen nur noch Umsatzsteuer-Jahreserklärungen abgeben.
Ebenso wurde der Schwellenwert für die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung von 7.500 EUR auf 9.000 EUR angehoben. Auch hier ist die Umsatzsteuer des vorangegangenen Kalenderjahres maßgeblich.
Aufhebung von Schriftformerfordernissen
Zur Förderung des digitalen Rechtsverkehrs soll künftig die Textform (§ 126b BGB) die Regel darstellen und die Schriftform (Papierform) nur noch als Ersatz und bei speziellen Rechtsgeschäften beibehalten werden. Damit kann künftig nicht nur beim Abschluss von Gewerberaummietverträgen auf die Schriftform verzichtet und stattdessen die Textform verwendet werden.
Auch in weiteren Bereichen des Gesellschafts-, Zivil- und Arbeitsrechts wurden entsprechende Gesetzesänderungen auf den Weg gebracht (Gesellschafterversammlungen, Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Betriebskostenabrechnungen, etc.), über welche wir teilweise bereits in unserem Beitrag vom 03.06.2024 (Digitalen Arbeitsverträgen werden durch das geplante vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Türen geöffnet) informiert hatten .
Im Übrigen gilt grundsätzlich, dass die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden kann, sofern gesetzlich nichts anderes geregelt ist (§ 126 Abs. 3 BGB). In diesem Fall muss das Dokument allerdings mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden (§ 126a BGB).
Fazit:
Ob die Herabsetzung der Aufbewahrungsfristen und die Anhebung der Schwellenwerte wirklich zu einer Entlastung von Unternehmen führen wird, ist aus unserer Sicht fraglich. Unabhängig von den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sollten Buchungsbelege erst dann vernichtet werden, wenn diese für andere Zwecke, beispielsweise als Zahlungsnachweise oder für laufende Betriebsprüfungen, nicht mehr benötigt werden. Hier ist individuell zu prüfen, ob eine längere Aufbewahrung möglicherweise sogar zur Interessenwahrung des Unternehmens sinnvoll ist.
Und auch die Anhebung der Schwellenwerte für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen kann nur bedingt Entlastungen bringen. Denn diese ist Resultat aus der Verbuchung der Belege, welche auch weiterhin vorgenommen werden muss.
Dass die (elektronische) Textform nunmehr auch mehr und mehr in den gesetzlichen Regelungen Einzug hält, war längst überfällig und entspricht damit den an vielen Stellen bereits seit Längerem gelebten Alltag. Spannend bleibt hierbei aber die Festlegung der Kommunikationswege. Denn derzeit gibt es praktisch für jede Behörde, jedes Amt, jedes Gericht und Institution unterschiedliche Datenbanken, Authentifizierungen, Protokolle und technische Anforderungen. Hier würde die Festlegung von Standards durchaus Entlastungen schaffen.
Stand: 09.01.2025
Ansprechpartner:
Peter Kossatz (Steuerberater)
Cajus Wellens (Rechtsanwalt)
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